Nowoczesne systemy HR pomagają działom kadr i menedżerom kierującym zespołami w kontrolowaniu czasu pracy pracowników, ich dni wolnych, zwolnień lekarskich oraz czasu poświęconego na różne projekty. Dzięki temu, że wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, bardzo łatwo można kontrolować pracę na każdym etapie.
To nie tylko duże ułatwienie, ale też sposób na zminimalizowanie ryzyka przeoczenia potencjalnie ważnych informacji. Wyjaśniamy, czym powinien charakteryzować się dobry system zarządzania czasem pracy dla działu HR.
Każdy pracodawca musi kontrolować, w jaki sposób jego pracownicy spędzają czas, który ma być przeznaczony na pracę. O ile nie nastręcza to trudności w odniesieniu do pracowników fizycznych, którzy często muszą wykonywać określone czynności w narzuconym tempie, to w odniesieniu do pracowników biurowych, którzy w swoich zadaniach cieszą się dużą samodzielnością, jest to trudniejsze.
Jak mieć pewność, że osoba spędzająca czas przy komputerze na pewno wykonuje swoje zadania, a nie zajmuje się innymi, niemającymi związku z pracą zawodową, rzeczami?
Aby mieć pewność, że pracownicy wykonują obowiązki, pracodawca może wyznaczać im czas przerwy, dzięki czemu będzie wiedział, że nie odejdą od komputera w dowolnej chwili, albo zablokować strony internetowe niezwiązane z pracą, ale to wszystko brzmi dość zniechęcająco. Czy nie da się inaczej zarządzać czasem pracy pracowników?
Klasyczne metody zarządzania czasem pracy pracowników
Popularną metodą zarządzania czasem pracy pracowników jest niemiecka metoda ALPEN. To akronim pochodzący od słów:
- Aufgaben (zadania) – należy sporządzić listę działań na cały dzień, czyli harmonogramu zadań. Na liście najlepiej umieścić nie tylko zadania na dziś, lecz także elementy niezrealizowane z poprzednich dni oraz rutynowe zadania.
- Lange Schatzen (czas trwania) – oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie wszystkich czynności na liście – uwzględniając rzeczywiste możliwości wykonania poszczególnych czynności.
- Pufferzeiten Einplanen (planowanie buforu czasowego) – do każdej z czynności należy dodać bufor czasowy 40% lub po prostu skrócić o 40% czas, który jest do dyspozycji.
- Entscheidungen Treffen (podejmowanie decyzji) – nadanie priorytetu każdemu z zadań.
- Nachkontrolle (kontrola) – kontrola pozwala ustalić, jakie zadania zostały wykonane. Czynności, które nie zostały ukończone, wpisuje się do harmonogramu na następny dzień.
Zwolennicy tej metody przekonują, że pozwala na łatwiejsze osiąganie celów i eliminuje „rozpraszacze”, a nawet zmniejsza poziom stresu i sprawia, że możliwe jest uporządkowanie nie tylko dnia roboczego, ale całego życia.
Można też wspomnieć o budowaniu metod z wykorzystaniem zasady Pareto, która mówi, że 20% efektywnego czasu pracy przyniesie pracownikom 80% spodziewanych rezultatów oraz zasadzie 60/40: każdego dnia należy planować jedynie 60% przeznaczonych na pracę godzin. Pozostałe 40% to wszystkie niezaplanowane, dodatkowe opóźnienia, drobne czynności, które pojawią się nagle.
Nowoczesne metody zarządzania czasem pracy
Teoretyczne metody zarządzania czasem pracy to jedno, ale drugą rzeczą jest rozliczanie czasu pracy. W niektórych firmach nadal obowiązują ręcznie uzupełniane kalendarze urlopów. Pracownicy wpisują terminy planowanych dni wolnych w udostępnionych przez pracodawcę formularzach Word lub Excel. Następnie informacje są przenoszone do innego systemu.
Powoduje to dodatkowe obowiązki dla działu HR, a przenoszenie danych z arkusza do arkusza może stać się przyczyną błędów. Czy można ich uniknąć, a przy okazji uprościć system rozliczeń czasu pracy? Tak – dzięki nowoczesnym systemom HR.
W jaki sposób system informatyczny może wspierać zarządzanie czasem pracy?
Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają zarządzać czasem pracy i ewidencjonować go. Umożliwiają tworzenie kart czasu pracy niezależnie od godzin i trybu pracy. Karty zawierają komplet informacji o urlopach, pracy zdalnej, projektach, przepracowanych godzinach. Na koniec miesiąca można wygenerować zestawienie.
Karty czasu pracy mogą zostać zsynchronizowane z kalendarzem, dzięki czemu pracownicy i ich menedżerowie zyskują szybki dostęp do informacji w tym zakresie.
Dobry system zarządzania czasem pracy umożliwia wgląd do projektów, dzięki czemu pracownicy HR i menedżerowie mogą sprawdzić, które z nich zajmują najwięcej czasu, jak rozkładają się wydatki oraz czy wykonywanie zadań przebiega zgodnie z planem.
To nie koniec korzyści, jakie platforma daje firmom, które realizują projekty. Dzięki przypisaniu pracowników do projektów w łatwy sposób można rozdzielać godziny i w ten sposób monitorować czas, a także budżet przedsięwzięcia oraz zarządzać zespołem z większą wydajnością.
Funkcjonalności systemu HR Panorama pomagające zarządzać czasem pracy pracowników
Wszystkie te funkcje posiada system HR Panorama. Działa kompleksowo i łączy ze sobą wiele obszarów, usprawniając pracę w każdym z nich. Dzięki łatwemu przenoszeniu informacji z różnych kart oraz generowaniu wyników dział HR wie dokładnie, ile czasu i środków zostało przeznaczonych na dany projekt, a także jaka liczba godzin została przeznaczona przez każdego z pracowników na przypisane projekty.
Znacznie łatwiej można też kontrolować dni urlopowe i zwolnienia lekarskie. Eliminuje to ryzyko błędów i pojawianie się sytuacji spornych.
Więcej informacji o systemie HR Panorama można znaleźć na stronie hrpanorama.pl/funkcje-czas-pracy/.
Leave a Reply