Dlaczego warto mieć system HR zarządzający procesem rekrutacji?

Nawet długotrwały i złożony proces rekrutacji można uprawnić, wykorzystując do tego specjalne programy dla działów HR. Dzięki temu rekrutacja będzie nie tylko tańsza i szybsza, ale także pozwoli uniknąć błędów. Na co zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania?

Niezależnie od tego, jak bardzo dział HR jest zdeterminowany, by szybko przeprowadzić rekrutację i doprowadzić do zawarcia umowy z najlepszym kandydatem, jest to długotrwały proces. Trzeba zapoznać się z życiorysami kandydatów, umówić spotkania, przeprowadzić rozmowy. Każdemu etapowi rekrutacji towarzyszy konieczność robienia notatek, raportowania…

W tym trudnym procesie nic nie zastąpi doświadczenia rekruterów, ale dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, mogą usprawnić pracę i przyspieszyć wykonywanie kolejnych zadań. System informatyczny, zaprojektowany z mylą o rekrutacji i późniejszym onboardingu, to produkt na wagę złota!

Łatwiejsze tworzenie atrakcyjnych ogłoszeń o pracę

Pierwszym krokiem do zatrudnienia nowego pracownika jest przyciągnięcie jego uwagi ciekawym ogłoszeniem, które w przejrzysty sposób odpowiada na najważniejsze pytania dotyczące stanowiska, do których należy kwestia obowiązków, wynagrodzenia i dodatkowych świadczeń.

Już samo sformułowanie ogłoszenia, może wiele mówić o firmie i atmosferze, jaka w niej panuje. Warto dodać do ogłoszeń grafikę i logo, by dodatkowo się wyróżnić i zapaść w pamięci kandydatów.

Specjalne oprogramowanie, z którego mogą korzystać pracownicy działów HR, pomaga stworzyć interesujące i czytelne ogłoszenie o pracę. Kiedy już powstanie, pozostaje tylko umieścić je na portalu ogłoszeniowym. Tylko którym?

W Internecie istnieje co najmniej kilka dużych serwisów. Do tego są serwisy przeznaczone dla konkretnych branż. Dodajmy do tego tematyczne grupy w mediach społecznościowych i robi się wiele adresów, pod którymi powinno znaleźć się Twoje ogłoszenie.

Warto zadbać, aby ogłoszenie pojawiło się w jak największej liczbie miejsc. Z drugiej strony, umieszczenie ogłoszeń kosztuje. Na szczęście doświadczeni HR-owcy wiedzą, z którego serwisu do tej pory pochodziło najwięcej ofert kandydatów pasujących do ogłoszenia, więc warto zaufać ich rekomendacjom.

Możliwość integracji z popularnymi portalami z ofertami pracy

Ogłoszenie gotowe? Czas umieścić je w wybranych serwisach. Jeśli oprogramowanie, z którego korzystają rekruterzy jest zsynchronizowane z tymi serwisami, publikacja dokona się dosłownie w dwóch kliknięciach! To oszczędność czasu, który rekruterzy mogą przeznaczyć na wykonanie innych zadań.

Spodziewaj się, że wkrótce po publikacji ogłoszenia, zaczną spływać oferty kandydatów. Może być ich bardzo dużo, dlatego wcześniej należy przygotować system do przechowywania zgłoszeń, a najlepiej – pierwszej selekcji.

Przeczytanie kilkuset zgłoszeń jest bardzo trudne, tym bardziej że CV są pisane w różnych formatach, a co za tym idzie, odnalezienie potrzebnych informacji (o wykształceniu, znajomości języków, doświadczeniu) wymaga czasu.

A gdyby tak wszystkie potrzebne informacje można było w prosty sposób wygenerować, by stworzyć bazę kandydatów, których oferty będą brane pod uwagę w kolejnych procesach rekrutacji?

Prosta i szybka analiza kompetencji kandydatów

Funkcja pozwalająca wyszukiwać w zgłoszeniach interesujące rekrutera informacje, słowa kluczowe, konkretne frazy to ogromne ułatwienie w pierwszym etapie rekrutacji, którym jest analiza ofert kandydatów.

Dzięki temu można łatwo „wychwycić” zgłoszenia zawierające wymagane informacje i automatycznie przenieść je do kolejnego etapu rekrutacji. Znika konieczność zapoznawania się ze wszystkimi zgłoszeniami i fizycznego przenoszenia ich do odpowiednich folderów.

Przejrzysta kontrola postępów rekrutacji i onboardingu pracowników

Przedstawienie klientowi najodpowiedniejszych kandydatów i doprowadzenie do podpisania umowy to początek kolejnego procesu, jakim jest wdrożenie pracownika do nowych obowiązków.

Onboarding, bo o nim mowa, jest bardzo ważny dla samopoczucia nowego pracownika, bo pozwala szybko poznać miejsce pracy, zapoznać się z zasadami organizacji i procedurami.

Jest to również bardzo ważne z punktu widzenia pracodawcy, bo im wcześniej pracownik podejmie się wykonywania obowiązków, tym szybciej zacznie zarabiać pieniądze dla firmy.

Przeprowadzenie onboardingu jest prostsze, gdy pracownicy działu kadr dysponują oprogramowaniem, które automatyzuje ten proces. Jak wygląda taki idealny program?

Przede wszystkim zawiera wykaz zadań do zrealizowania i umożliwia „odhaczanie” wykonanych kroków. Dostęp do pewnych modułów ma również pracownik, dzięki czemu może sprawdzić, na jakim etapie wdrażania się znajduje, a także na jakie informacje lub szkolenia w dalszym ciągu może liczyć.

Oprogramowanie zawiera także rodzaj biblioteki z najważniejszymi informacjami: kodami dostępów, wzorami dokumentów, spisem pracowników odpowiedzialnych za różne obszary działalności firmy, np. informatyków, kadrowców, księgowych.

Generowanie raportów z procesu rekrutacji

Zapoznanie się z życiorysami kandydatów i rozmowy z nimi, to tylko część obowiązków, jakie rekruterzy mają w trakcie poszukiwania idealnego nowego pracownika.

W zależności od tego, czego oczekuje klient, czyli pracodawca poszukujący pracownika, rekruterzy muszą z określoną częstotliwością raportować kolejne etapy. Służy to temu, by klient wiedział, jak przebiega proces oraz miał świadomość, jak w praktyce wygląda poszukiwanie pracownika.

Tworzenie dokumentacji to z reguły zadanie nie tylko czasochłonne, ale także męczące. Czy nie lepiej, aby w tym czasie rekruterzy zajmowali się czymś innym niż uzupełnianiem tabelek, ale bez uszczerbku dla jakości raportów?

Oprogramowanie może przygotować niezbędne zestawienia. Rekruter tworzy formularz, a system pobiera potrzebne informacje z innych dokumentów i uzupełnia go. Tak przygotowane raporty dobrze się czyta, bo są przygotowane według schematu i są czytelne nawet dla osób, które nie uczestniczyły w żadnym etapie rekrutacji.

Formularz, w którym jest przygotowywany raport, jest edytowalny i rekruterzy mogą dodawać w nim swoje komentarze oraz uwagi.

Zapewnienie ochrony danych osobowych kandydatów

W procesie rekrutacji zbierane są dziesiątki danych. Nie wolno dopuścić, by były przetwarzane w sposób niezgodny z prawem lub dostały się w ręce niepowołanych osób.

Nawet najlepiej zaprojektowany, najbardziej intuicyjny i kompleksowy program wspierający rekruterów, nie powinien trafić na rynek, jeśli nie zapewnia ochrony danych osobowych i nie jest zgodny z przepisami wdrażającymi RODO.

Firmy rekrutacyjne powinny pamiętać, że w razie wycieku danych osobowych kandydatów, którzy zaufali im i przesłali formularze zgłoszeniowe, muszą liczyć się z wysoką karą finansową. O stratach wizerunkowych nie wspominając!

Jak widać, specjalne oprogramowanie może bardzo wspomóc codzienną pracę rekruterów, zwłaszcza gdy prowadzą jednocześnie wiele rekrutacji na różne stanowiska.

Im więcej przydatnych funkcji ma taki system, tym łatwiej będzie im zapoznać się ze zgłoszeniami, umówić spotkania i sprawnie przeprowadzić każdy kolejny etap.

Na rynku jest wiele różnych programów. Firma może też zamówić program, który będzie przeznaczony wyłącznie dla niej. To jednak drogie rozwiązanie.

Na szczęście wszystkie omówione w tym artykule funkcje posiada system Panorama HR. Można dopasować go do potrzeb klienta.

Zachęcamy do odwiedzenia strony https://hrpanorama.com/zarzadzanie-rekrutacja/, na której znajdują się wszystkie niezbędne informacje.

Zapraszamy też do kontaktu mailowego lub telefonicznego. Przedstawiciele firmy odpowiedzą na wszystkie pytania, opowiedzą o korzyściach, jakie płyną z korzystania z tego systemu oraz przedstawią koszty.